做好會議活動策劃需要關(guān)注哪些地方呢？怎么樣才能把會議和活動做好做活，并且讓策劃具有較強的可操作性？這些都是辦會當(dāng)中不少人會遇到的問題。
    “不打無準(zhǔn)備之仗”，這句話家喻戶曉，但這個準(zhǔn)備到底包括哪些要素，卻很少有人能回答上來。其實會議活動策劃也一樣，最重要的就是要做好各項前期計劃，這樣才能夠保證整個會議、活動流程順利進(jìn)行，打一個漂亮的有準(zhǔn)備之仗。

那么，前期的準(zhǔn)備都具體包括了哪些呢，下面了了將為您詳細(xì)解讀！

一、計劃和策略

不管你想策劃什么類型的活動，你需要一個具體的策略。

首先要做的就是明確目標(biāo)。你的活動目標(biāo)是什么，是要給顧客介紹新產(chǎn)品或新服務(wù)，還是展示你的分析結(jié)果或預(yù)測？如果無法一下子找到這個目標(biāo)，你可以把一些要素在白板上畫出來，比如：你的目標(biāo)受眾是誰，你想給他們傳達(dá)什么樣的信息，你希望達(dá)到什么樣的效果？這個是目標(biāo)設(shè)定的部分。

確定了你的目標(biāo)之后，就可以開始進(jìn)行策略安排，包括會議形式、會議內(nèi)容，以及你如何來衡量這個活動會議的成效。記住，只有當(dāng)你有了活動策略你才能理清所有前期準(zhǔn)備中你需要注意的地方。

二、做好預(yù)算

目標(biāo)確定好以后，首先需要考慮的就是經(jīng)費，因為預(yù)算的大小直接決定了整個策略的可行性。你需要考慮花多少錢才能達(dá)到這些目標(biāo)，可以選擇將所有開支項都列在一個檢查清單中，內(nèi)容包括標(biāo)牌、邀請函、網(wǎng)站圖片處理、食品飲料、音樂等各方面要素。

如果怕遺漏，你可以試著參考你之前參加過的活動，并把所有你能想到的項目都加進(jìn)來，有哪些是你必須要用到的，又有哪些可以舍棄的，做一個清單并計算好總的支出。

三、時間和地點

你的活動的主要參與者是執(zhí)行人員還是管理人員，活動類型是什么，這次活動會成為品牌戰(zhàn)略的一部分嗎？

這些問題的答案足夠讓你確定這次活動大概的時間和地點了。舉例來說，如果活動的參與者是繁忙的白領(lǐng)階層，那么你最好將時間安排在周末的閑暇時間；如果活動類型是一個交流會，那么可以安排在晚上并準(zhǔn)備一些點心；而如果活動類型是演講或者展示活動，那么一般地點會安排在酒店或者會議中心。

四、邀請

活動的邀請是整個活動策劃中最重要的一環(huán)。

首先，發(fā)送邀請的時間是很有講究的，不能太早也不能太晚，提前三周是一個不錯的時間點。但是，如果你是想要邀請一些事務(wù)繁忙的執(zhí)行人員，就最好再早個幾天發(fā)出邀請。

同時，你需要分不同時間段來發(fā)送邀請函，因為不同類型的參會者有不同的時間安排，所以要根據(jù)實際情況來適時發(fā)送邀請，如果遇到比較重要的高層領(lǐng)導(dǎo)，還需要提前與之溝通，確?？梢詤⑴c活動。

五、視察

在活動開始前去查看場地，這是最基本的會前工作。在現(xiàn)場，你可以邊看邊預(yù)想一下參會者會對你的活動有什么感受，現(xiàn)場應(yīng)該放些什么標(biāo)牌來防止誤會，工作人員應(yīng)該安排在哪些地方。

換句話說，那個當(dāng)下，你可以把自己當(dāng)做是會議邀請的嘉賓和參會者，你要充分了解嘉賓們進(jìn)入會場時會看到什么，感受到什么，想要知道這些最好的辦法莫過于親自去走一趟了。根據(jù)你自身的感受，可以對整體的會議安排進(jìn)行改進(jìn)，保證會議的質(zhì)量和效果。

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